Na correria do dia a dia, organizar as tarefas e rever as prioridades são práticas essenciais. Além de manter a ordem, otimiza o tempo e deixa a mente livre para solucionar os problemas da melhor forma.

Responder e-mails, ligar para clientes e fornecedores, feedback com a equipe e reuniões internas e externas. Não necessariamente nesta ordem, pois cada um tem suas prioridades. As atividades durante o dia são diversas, mas você sabe realmente separar o urgente, o importante e o que pode esperar?

Urgente:

Tudo aquilo que era importante e foi adiado, com prazos no limite, que necessita respostas ou soluções rápidas. Por exemplo:

- Gerenciamento de crises;

- Fechamento de novos negócios em meio uma crise financeira;

- Finalização de projetos com prazo curto ou atrasado;

- Entrega de produtos ou serviços no prazo limite.

Importante:

Tarefas importantes, mas que não requerem solução imediata, podem ser deixadas para o fim do dia ou para o dia seguinte, como:

- Planejamento de melhorias;

- Desenvolvimento de networking;

- Buscar novas oportunidades;

- Cursos e treinamentos.

O que pode esperar:

Atividades que não possuem urgência nem importância, e que, portanto, podem ser deixadas em terceiro plano. Exemplo:

- Responder e-mails pessoais;

- Nova decoração do escritório;

- Busca de referência de negócios.

Organize o seu dia:

- Tenha uma agenda e seja fiel. Anote todos seus compromissos;

- Evite agendar reuniões em horários muito próximos;

- Deixe seus compromissos com um ‘intervalo de respiro’, para não cometer atrasos caso ocorra algum incidente;

- Divida as tarefas com sua equipe, assim ninguém sairá sobrecarregado;

- Execute cada atividade por vez. Não comece uma antes de terminar outra.

Estes são apenas alguns exemplos. Antes de começar as produções do dia, analise quais são urgentes e quais podem esperar um pouco. Administrar o tempo fará com que você esteja mais focado em cada atividade e as desempenhe com mais facilidade.

Se não está conseguindo finalizar algo, levante, tome um café, pause por alguns minutos e relaxe. Aí então, volte ao trabalho.