No ambiente corporativo, a troca de e-mails muitas vezes é indispensável. Em alguns cargos, porém, é necessário atenção na forma de utilizar essa ferramenta. Com a correria do dia a dia, alguns profissionais acabam utilizando-o para assuntos particulares e esquecem que a ferramenta pertence à empresa e é restrita aos assuntos do trabalho.
Empresas atentas a esse comportamento têm investido em uma política de uso do e-mail corporativo, com regras claras do que pode ou não ser feito, tanto da parte da empresa quanto dos funcionários. Dessa forma, o colaborador ciente dos seus limites sabe como utilizá-lo de maneira adequada.
Outro ponto que merece atenção é o monitoramento das mensagens. Em caso de aviso prévio ao colaborador, por exemplo, a empresa tem autonomia para checar as mensagens. No dia a dia, o cuidado deve ser redobrado pois, caso seja descoberta alguma irregularidade, a atitude pode ter consequências graves, inclusive levando à demissão.
Porém, usar o e-mail não deve ser motivo de alarde. É um excelente e importante recurso de comunicação entre as áreas, os departamentos, clientes e fornecedores. Para utilizá-lo com eficiência e evitar problemas, confira algumas dicas:
- Avalie as palavras – ao redigir um e-mail, é importante ter atenção ao tipo de comunicação e optar por uma linguagem mais formal, evitando assim, gerar dupla interpretação com o uso de palavras ou linguajar inadequadas.
- Uso exclusivo do trabalho - o e-mail corporativo deve ser de uso restrito para os assuntos da empresa. Assuntos pessoais devem ser tratados no e-mail particular ou com outros recursos próprios.
- Documento – mais do que uma ferramenta de comunicação, o e-mail pode ser considerado um documento. Por isso, tudo o que for redigido fica registrado, tem valor legal e pode ser usado contra o profissional. Atenção!