É bastante comum ouvirmos profissionais repetirem diariamente a expressão: “eu trabalho muito e não sobra tempo para nada”. Em alguns casos pode até ser verdade, mas na maioria das vezes a causa disso não é o excesso de atividades, mas a falta de uma boa administração delas.

Sim, é fato que as empresas estão trabalhando em um ritmo cada vez mais acelerado, especialmente pela adoção de tecnologias que facilitam a execução de tarefas que antes eram apenas manuais e exigiam muitas pessoas para fazer.

Mas apesar de trabalharmos bastante, em geral não significa que não sobre qualquer tempo ocioso em nosso dia. É provável que os períodos onde exista uma ausência de produtividade estejam espalhados ao longo da jornada de trabalho, escondidos entre as tarefas mais importantes.

Por exemplo: quanto tempo você perde aguardando ao telefone que alguém do outro lado da linha atenda sua ligação? E quantos minutos você desperdiça enquanto espera a reunião com o cliente começar? E quantas horas você vê passar durante o seu trajeto de casa para a empresa, para o cliente e de volta para o seu lar?

Perceba que não estamos falando em ociosidade por preguiça, falta de vontade ou incompetência. A questão são os períodos que deixam de ter uma utilidade para a nossa vida profissional porque são mal administrados.

Veja algumas orientações que podem otimizar seu tempo não ocupado produtivamente, ajudando a criar diferenciais para a sua carreira:

• Atualize-se – agregue informações pelos mais variados meios, incluindo e-Books, revistas, livros, jornais, portais de notícias, entre outros
• Estude – aprofunde seus conhecimentos de idiomas ou de novas técnicas e softwares que podem melhorar suas habilidades em todas as áreas
• Informe-se – converse com pessoas, compartilhe melhores práticas, entenda o que elas fazem e o que você pode aprender com elas. A curiosidade é a mãe da inovação
• Organize – faça uma limpeza na sua mesa de trabalho, nos armários, na sua bolsa ou pasta. Quanto mais organizados estiverem, menos tempo você vai gastar para encontrar o que precisa
• Foque – concentre-se para realizar uma atividade de cada vez em lugar de ficar interrompendo o que está fazendo a cada cinco minutos. Deixe os atropelos apenas para as exceções, não transforme em regra
• Administre – antes de começar o dia de trabalho, faça uma agenda das atividades prioritárias e das secundárias. Envie mensagens de confirmação sobre as reuniões que terá para assegurar que a maior parte delas acontecerá no horário estabelecido
• Prioridade - Preferencialmente comece a resolver os assuntos mais difíceis no início do período, quando você ainda não está desgastado.

Veja mais informações interessantes lendo o artigo “Cinco dicas para aumentar sua produtividade” http://bit.ly/2oEn09a

E uma última dica extremamente importante: lembre-se de ocupar uma parte do seu tempo ocioso com atividades que melhorem a sua qualidade de vida, como a leitura de um romance, a audição concentrada de uma boa música, meditação, contatos com familiares e atividades físicas.

Sinônimo de adiamento de tarefas, a procrastinação pode ser tratada como o comportamento que pode “minar” a carreira dos profissionais. Com origem no latim, da palavra procrastinatus: pro- (à frente) e crastinus (de amanhã), a expressão vai além da simples preguiça ou má vontade e, em muitos casos, é a raiz de problemas mais graves.

Ao adiar projetos e trabalhos, o profissional, quando se dá conta, já está com o prazo no fim e a corrida para cumpri-lo se torna desesperada. Isso acontece porque o cérebro prefere pequenos prazeres momentâneos, e para sentir-se bem agora, opta por atividades menos importantes, como navegar na Internet, falar ao telefone, consultar as mensagens do aplicativo, em detrimento das tarefas que precisam ser cumpridas.

Muitas vezes, esse comportamento está associado a outros fatores, como desmotivação com as atividades profissionais, o gestor e/ou a empresa; problemas pessoais; questões relacionadas à saúde; cansaço extremo, como revela a coordenadora de Recursos Humanos da Santillana Brasil, Renata Pires Alecrim. Ela faz um alerta: “Bons profissionais jamais procrastinam porque querem. Entendo que este é um estado que pode ser sintoma de algo que não esteja legal. Não dá para julgar e nem tão pouco prever se os comportamentos de procrastinação de um profissional estão relacionados com questões de bloqueio ou intencionalidade. Para isso, é preciso chegar mais perto e, aí sim, acompanhando o que está de fato originando o comportamento, orientar da maneira mais adequada”.

Para mudar o comportamento, o primeiro passo é do profissional, que pode recorrer a algumas dicas:

• Torne os objetivos futuros mais concretos: antes de iniciar a tarefa, faça uma lista com o tipo de satisfação que, uma vez alcançado o objetivo, você obterá, como, por exemplo, terminar rapidamente uma planilha solicitada para evitar a necessidade de fazer horas extras.

• Invista na organização: troque a bagunça da mesa do escritório por algo organizado, com os papéis em ordem, priorizando os prazos mais curtos.

• Desafie-se: a parte mais difícil de começar um projeto é justamente o início. A dica é definir um prazo que estimule: sem essa definição, o mais natural é realizar as tarefas mais prazerosas. Dê o primeiro passo.